建材地勘甘肃总队公文常用文种制发细则

为搞好总队的公文写作和公文处理工作，根据国务院办公厅《国家行政机关公文处理办法》、中材集团公司《关于公文处理的若干规定》和总队《关于公文处理若干规定》的有关原则。现对总队常用的公文文种制定如下细则。

　　第一章 请 示

　　第一条 下级机关向上级机关请求指示或批准的呈请性、期复性的公文是请示，某级单位遇到下列情形之一的，应需制作请示公文：

　　(一)涉及方针、政策界限等方面的重大问题，需要上级给予明确、具体的解释;

　　(二)工作中遇到问题和困难，需要上级给予指示、支持;

　　(三)在工作中遇到新情况、新问题而无章可循，需要上级给予指明;

　　(四)工作中单位之间意见分歧，无法统一执行，需上级做出裁决;

　　(五)按规定应当请示并须批复的问题。

　　第二条 请示的结构一般由发文字号、标题、主送机关、正文、署名和发文时间等几个部门组成。

　　(一)标题：写明发文机关，事由和文种三部分，应包括：发文机关+关联词(关于)+发文事由+结构助词(的)+文种(请示)。文种一定要写“请示”，凡写“申请”、“要求”、“请求”、“请示报告”等都不对，上级机关可不予受理。

　　(二)主送机关：请示的主送机关只有一个，不得主送个人。要根据请示事项选择准确的主送机关，请示的主送只有上级领导机关和上级业务指导机关。主送机关必须是直接上级机关。

　　(三)正文：一般由三个部分组成：一是请示的原因。陈述情况、阐述理由，一方面要讲清申办事项的重要性，另一方面也要讲清已具备的条件及办理的可能性，最后用“为此、特作请示如下”、“为此，请示如下”过渡到下部分。二是请示的事项。这部分要讲清楚请示的是什么，即请示要求。要明确写明要求指示、批准、解答的是什么事项。三是结尾语。以简短的文字概括请示的要求，目的要肯定，语气要谦和。多用“特此请示，请予批准”、“以上要求，请予审批”、“以上请示，请予批复”等语。

　　第三条 请示要一文一事，请求批转的也必须就一项工作提出，不可数事混杂。

　　第二章 报 告

　　第四条 向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复上级机关询问的公文是报告。

　　报告是上行文，只向自己单位的直接上级发出。报告是陈述性公文，以具体的事实和确切的数据为汇报的主要内容。表达方式是叙述、直陈其事。

　　第五条 凡有下列目的或情况之一，下级单位应主动报告;

　　(一)为及时或定期得到上级指导，以便更有效地按照上级意图展开工作;

　　(二)在工作过程中发生重大情况或特殊问题;

　　(三)已完成上级交办或布置的事项;

　　(四)答复上级机关的查询;

　　(五)向上级抄报文件、报送物件。

　　第六条 报告结构由发文字号、标题、主送机关、正文、署名和成文时间组成。

　　(一)标题：报告的标题必须由“三要素”组成即：制发机关、事由、报告。如果报告的事项很紧迫，为引起上级机关的重视和尽快采取措施，可在报告前加上“紧急”二字。

　　(二)主送机关：所有报告必须有主送机关。主送机关必须是自己的领导机关或业务指导机关，不能送给领导个人。

　　(三)正文：报告的正文因报告的用途不同而有所不同，多数报告的正文分为两部分。

　　1、事由：这部分主要是直陈其事，把情况及前因后果写清楚，必要时有情况及数据的比较。

　　2、事项：写工作步骤、措施、效果，也可以写工作意见、建议或应注意的问题。

　　在报告事项的最后，单独成段的结束语可写：“特此报告”、“专此报告”，后面不用任何标点符号。

　　第三章 通 知

　　第七条 用于发布规章制度、办法、规定时用命令性通知。命令性通知的篇幅一般较短，由发文字号、标题、主送单位、正文、印章和成文时间几部分构成。

　　第八条 用于布置工作、发出指示时用指示性通知。写作内容多涉及原则性要求，格式结构由发文字号、标题、主送单位、正文、署名及成文时间几部分组成。指示性通知正文篇幅一般较长，在层交上要求清楚、论述有序，在内容上要求分别阐明“为什么做”“做什么” “怎么做”这三个问题。

　　第九条 上级机关转发下级机关的通知是批转性通知。结构上由发文字号、标题、主送机关、正文、署名和成文时间几部分组成。要求在正文里突出三层意见：一是表明态度，二是做出批示，强调工作的意义，三是结合批转的公文提出具体要求或工作指导。

　　第十条 下级机关转发上级机关或不相隶属机关的公文是转发性通知。在结构上与批转性通知相同，但它在内容上不要求有批示。

　　第十一条 内容涉及日常工作事项，如布置工作、沟通情况，设置新机构，人事任免等是一般事务性通知。这类通知的正文主要包括三个内容：一是发文缘由，主要交代发文的目的、意义、依据;二是通知事项或是提出执行要求。一般采用分条列项方式写作，要求按事物的联系和特点分类排队，逐一讲请;三是执行要求，一般用“望认真贯彻执行”“望遵照执行”等语句表示。还有的写上第四点，即结束语，规范的是“特此通知”。

　　第十二条 知照某一会议时间、地点及要求的通知是会议通知。这类通知应用广泛，行文方向也不确定，写法灵活，但正文要求对会议有关事项，如：会议召开的原因、主办单位、会议名称、会议安排及会议要求等要交待清楚。

　　第十三条 通知的标题要具备三个要素，即发文机关、事由和文种三个部分。一般地说，一个通知的完整标题为：发文机关+关联词(关于)+发文事由+结构助词(的)+文种(通知)，使用单位红头文件纸印刷的，其标题的发文机关可以省略。在日常工作中要特别注意批转和转发性通知标题的制作，一是这类标题中只能有一个介词“关于”，即“关于”只能出现一次(例如《转发<关于加强在京单位人防工作的通知>等有关文件的通知》)即是。二是当以通知批转、转发通知时，为减少层次，避免不必要的重复，可直接引用原通知标题。如《关于加强在京中央企业人防工作的通知》。

　　第十四条 主送机关，如果是普发性的通知，应按行文关系列出每一类受文者;如是专发性的通知，则要写清机关的全称，个人要用职务或职称做称谓。

　　第四章 函

　　第十五条 机关之间相互商洽工作、询问和答复问题、向有关主管部门请求批准等事项的公文称函。

　　函有公函、私函、便函之分。做为公文种类的函仅指公函，类似公务信件。函是机关公文种类中唯一能发平行文、上行文和下行文的文种。任何机关团体、单位都可以制发。

　　第十六条 函对受文单位不具有法规的约束力和强制性，而如果是向有关主管部门请求批准的函及有关部门的复函，则此事的函和复函就代行了“请示”与“批复”的功能，这种函对主要受文单位具有指示性，主要收文单位要遵照办理、执行。

　　第十七条 函的结构一般由发文字号、标题、主送机关、正文、署名和日期几个部分组成。

　　(一)标题：使用国家行政机关公文和正式标题即制发机关、事由、文种三要素组成的示题。不能以“函”、“复函”来代替标题。

　　(二)主送机关：一般情况，只主送一个单位。

　　(三)主文：在函的正文里，开头要说明发函原因或讲清情况，或引述对方来文作引言;正文主体说明发函所联系、商洽、询问、请求或答复的事情，提出要求或解答对方的询问，指出解决的办法，有的还提出处理意见;结尾要根据函的内容，可有可无，有的多用习惯结尾语，如“持此函告”、“特此函复”、“特此函询，请复”等。